TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

VivoSos Group Oy

Kristiinankatu 6B

20100 Turku

Tytäryhtiöt: VivoSos Turku Oy, VivoSos Tampere Oy, VivoSos Helsinki Oy

Tietosuojaavastaava: Harri Välijärvi

sähköposti: harri@cirous.fi

www.vivosos.fi

REKISTERIN NIMI

Sosiaalipalvelut: VivoSos sosiaalirekisteri 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

VivoSos tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) mukaisesti.

VivoSos yhtiöissä on käytössä DomaCare asiakastietojärjestelmä, johon tallennetaan asiakkaiden tiedot.

VivoSos yhtiöissä on käytössä Netvisor taloushallinnon ohjelmisto, johon tallennetaan työntekijöiden tiedot.

Sosiaalirekisteriin tallennetaan tietoja niistä henkilöistä, jotka saavat kauttamme sosiaalipalveluita. Rekisterinpitäjän velvollisuus on täyttää lain mukainen velvoitteensa, eli henkilötietoja kerätään, jotta täytetään lain vaatimus. Rekisterinpitäjän tulee dokumentoida kaikki asiakastyö ajantasaisesti sosiaalirekisteriin.  Rekisterissä olevia tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, jotka hoitavat kyseisen asiakkaan asioita työnsä puolesta. Jokaisella rekisteriä käsittelevällä henkilöllä on työsuhde VivoSos yhtiössä. Tietojen käsittelystä jää lokimerkintä. Tietoihin pääsee myös sosiaalipalveluista vastaava johtaja, joka avaa tietojärjestelmään uudet asiakkuudet. Jokainen työntekijä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.

Laskutusta ja palkanmaksua varten asiakastyöstä tehdään kuukausittain tuntilista (Excel taulukko), josta käy ilmi, miten monta tuntia kunkin asiakkaan kanssa on työskennelty. Tuntilistassa on nähtävillä vain asiakkaiden nimikirjaimet ja mitä työtä asiakkaan kanssa tehdään, esim. perhetyö tai tukihenkilötyö.  Tuntilistasta ei käy ilmi mitään asiakkaan henkilötietoja. Tuntilistat säilytetään ulkoisella kovalevyllä salasanalla suojattuna.

Työntekijöiden henkilötiedot kerätään palkanmaksua varten.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Sosiaalihuollossa on voimassa yleinen kirjaamisvelvollisuus.  Asiakasasiakirjalaki (4 §) sisältää säännöksen siitä, että sosiaalihuollon ammattihenkilö sekä muu asiakastyöhön osallistuva henkilöstö ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina.

Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin tallennetaan nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen asiakkaan osalta  huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle asiakkaalle määrätyn  laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. 

Rekisteriin tulee tarvittaessa tallentaa myös asiakkaan ilmoittaman lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi, mahdollinen sukulaisuussuhde ja yhteystiedot; asiakkaan äidinkieli tai asiointikieli.

Sosiaalipalveluissamme rekisteri pitää sisällään asiakkaan henkilötiedot yllä mainitulla tavalla. Nämä tiedot tallennetaan DomaCare-tietojärjestelmään, jota käytetään sosiaalipalveluiden kirjaamiseen.  

Asiakkaan tietoihin kirjataan jokainen asiakastapaaminen, verkostoyhteistyötapaaminen ja yhteydenpito asiakkaaseen niin, että kirjaamisesta käy selkeästi ilmi mitä on tehty ja millä tavalla, kuka tapaamisella on ollut läsnä ja kauanko tapaaminen on kestänyt, sekä kuka kirjauksen on tehnyt ja, koska kirjaus on tallennettu. Rekisteri pitää sisällään myös sosiaalityöntekijän tekemät päätökset siitä, mitä palvelua asiakkaalle myönnetään.

MISTÄ HENKILÖTIEDOT SAADAAN

Säännönmukaisia tietolähteitä ovat ensisijaisesti asiakkaan tapaamisista kertyvä materiaali eli rekisterinpitäjän omasta toiminnasta saadut tiedot. Asiakas voi itse luovuttaa omia tietojaan tai antaa suostumuksensa tietojen hakemiseen Kansallisesta Terveysarkistosta (Kanta), sekä muilta rekisterinpitäjiltä, kuten asiakasta aiemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta. Asiakastyöhön liittyvä päätös saadaan hyvinvointialueen sosiaalityöntekijältä.

SÄILYTYSAIKA

VivoSos säilyttää asiakkaan tietoja DomaCare tietojärjestelmässä vain niin kauan, kuin kyseinen henkilö on yrityksen asiakkaana. Asiakkuuden päätyttyä kaikki asiakkaan asiakirjat luovutetaan hyvinvointialueen sosiaalityöntekijälle, joka säilyttää tiedot kunnan tietojärjestelmässä lain määrittämällä tavalla.  VivoSos yhtiön haltuun ei jää mitään asiakastietoja.

HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (Ne tahot, joille henkilötietoja luovutetaan)

Asiakasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Sosiaalipalveluita tuottava henkilö taikka sen tehtäviä suorittava henkilö ei saa ilman asiakkaan kirjallisesti antamaa lupaa luovuttaa asiakkaan tietoja eteenpäin ulkopuoliselle henkilölle. Laki asiakkaan asemasta ja oikeuksista määrittää kuitenkin salassapitovelvollisuutta. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. 

Sosiaalipalveluissa saadut tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja voidaan luovuttaa vain palvelua  tilaavalle sosiaalipalveluiden edustajalle, esim. hyvinvointialueen sosiaalityöntekijälle. Asiakas voi saada omat tietonsa esittämällä kirjallisen pyynnön sosiaalityöntekijälle.

Salassapitovelvollisuus säilyy työntekijällä palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen.  Työntekijät ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon  tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun  tarpeen selvittämistä. Ilmoitus on tehtävä viipymättä.

TIETOJEN SIIRTO EU:n TAI ETA:n ULKOPUOLELLE

Tietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa asiakkaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

MANUAALINEN AINEISTO

Sosiaalirekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä asiakirjoja. Tietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaaliset asiakirjat säilytetään yrityksen toimitilassa osoitteessa Kristiinankatu 6 B 20100 Turku lukitussa arkistointikaapissa säännösten mukaisesti. Näitä ovat ainoastaan asiakastyöhön liittyvät päätökset, jonka sosiaalityöntekijä toimittaa postitse tai salatulla sähköpostilla palveluntuottajalle. 

SÄHKÖINEN AINEISTO

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedotsuojataan asianmukaisesti. Osa sähköisistä tiedoista tallennetaan ulkoiselle kovalevylle ja tietoja käsitellään tietokoneella, joka on suojattu asianmukaisella tavalla. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.  Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden  töntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

Tässä yksikössä asiakkaan henkilötiedot säilytetään sähköisessä muodossa sosiaalipalveluiden osalta DomaCare-tietojärjestelmässä, joka on salattu asiaan kuuluvalla tavalla. Tietoja käsittelee vain asiakkaan palveluista vastaava työntekijä. 

TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli asiakas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Sosiaalipalvelujen osalta asiakirjapyyntö lähetetään oman hyvinvointialueen kirjaamoon, josta se toimitetaan asiakkaan asioista vastaavalle sosiaalityöntekijälle. VivoSos luovuttaa asiakkaan asiakirjat pyynnöstä sosiaalityöntekijälle, joka toimittaa ne asiakkaalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja asetuksessa säädetyssä ajassa.